順風満帆に見えるB-by-Cの経営。しかし、かつては大きな課題を抱えていた。バックオフィス業務の効率化が進まず、事業運営に悪影響を及ぼしかねない状況にあったのだ。旧態依然とした手法を行ってきたバックオフィス業務の改善プロジェクトを立ち上げた同社・取締役の吉野和昌氏と原口陽子氏。プロジェクトのパートナーとして選んだのは、メリービズだった。「会計事務所でも、既存のSaaSにもできないことがメリービズとならば行うことができる」と語る吉野氏。導入の背景から、バックオフィス業務の変化、そしてメリービズを選択した背景をお伺いした。

経営上の問題に発展しつつあった非効率なバックオフィス業務
求めたのは「経営者視点」を持つパートナー

──まず、メリービズを導入された背景からお伺いさせてください。

2017年頃に経理、会計などのバックオフィスの業務改善に踏み出しました。当時はたくさんの担当者がいるにも関わらず、業務が効率化されていないためにミスも頻発し、メンバーの業務負荷もとても高くなってしまっていたのです。経営上の問題に発展しかねない状況となってしまい、これはなんとかしなければならないと、改善に取り組むパートナーを探し始めました。

──さまざまな手段を検討されたと思います。その際にメリービズへの業務委託の他にどのような手段を考えましたか？

会計事務所への業務委託と、会計システムの刷新です。

──その中から、なぜメリービズを選択されたのでしょうか？

経営や事業運営について知見を持っていたからです。バックオフィス業務は、あくまでも事業運営を円滑に進めるための機能です。バックオフィス機能だけを切り取って、業務改善しても意味がありません。会社のミッションがあり、ミッションを実現するための戦略がある。その戦略を実現していくために業務設計があり、設計を遂行するためのオペレーションを構築する。この流れは常に一貫していなくてはいけません。バックオフィス業務を再設計するにも、その前段階、すなわち会社のミッションや戦略への理解が不可欠です。メリービズはB-by-Cのミッションや戦略を理解した上で、業務改善に臨もうとしてくれていると感じました。

──会計事務所と異なる点はどのような点だと感じられましたか？

会計事務所は確かに会計のプロフェッショナル集団です。しかし、企業内の事業運営に関する理解度は高くありません。会社のミッションや、戦略をどのようにオペレーションまで落とし込むかという知見が足りてないように感じたんです。

──なるほど。会計システムは刷新されたのですか？

はい。しかし、システムに関する知見を持った者が社内におらず、システムの活用が進まない問題も発生しました。良いシステムを導入したところで、業務改善、そして事業推進に活かしていけなければ意味がありません。システムの活かし方を知る人材がいなかったので、システムを導入するだけでは不十分だったんです。メリービズにはシステム運用に関する知見を持った人材がいたので、その面でもとても助かりました。

二人三脚で「B-by-Cの経理部」としてのあり方を模索した導入期

──どのような流れで業務設計を行ったか教えてください。

まずはB-by-Cの事業を理解してもらうために、ミッションやビジネスモデルを説明させてもらいました。そこから、細かな業務設計に移っていきましたね。

──業務設計を行うにあたり、特に難しかった点はどのような点ですか？

事業が多岐に渡るため、経理業務が複雑なことです。弊社は複数の事業を行っており、フランチャイズ店舗も多数展開しているため、単一の業務フローを運用するだけでは対応しきれません。そのため、それぞれの事業における会計処理をひとつ1つ作り込む必要がありました。

──そのような困難を、どのように乗り越えられたのでしょうか？

メリービズのコンサルタントと徹底的にそれぞれの事業に最適な業務フローを話し合いました。「B-by-Cの経理部のあるべき姿」を実現するための業務フローを共に作り上げていったんです。

──設計に要したのははどれくらいの時間がかかりましたか？

トライ&エラーを繰り返して、完成形を作り上げるまでに半年ほど費やしました。特定の業務フローに当てはめるのではなく、弊社の事業に合わせてカスタマイズしてもらえたことがとてもありがたかったですね。

すべての会計処理から、決済まで──経理部門の中心はメリービズ

──長い時間と工数をかけて設計を行ったのですね。現在ではどのような業務をメリービズに任せているのでしょうか？

重要な判断とお金に触る以外、すべてです。具体的に説明をすると、作業は大きく3つに分かれます。
まずは、会計ソフトに連携されている取引の仕訳登録です。会計ソフトには銀行口座やクレジットカードが連携されており、取引情報が同期されるようになっています。メリービズには、それらの情報の整理、科目ごとの登録を行ってもらっています。
2つ目は、会計ソフトに同期されない取引情報の整理とデータ化です。たとえば社員が経費を利用した際の領収書など、会計ソフトに連携されない取引も存在します。そういった取引の帳票を画像共有ソフトを用い、メリービズに共有します。メリービズは帳票をデータ化し、弊社に納品。社内でデータをチェックし、メリービズ会計事務所にお渡ししています。
3つ目は、決算作業です。月次決算や年次決算を行う上で、BSやPLの勘定科目内訳データを加工し、納品してもらうことです。弊社から必要に応じてオーダーをさせていただき、最適な形のデータをいただいています。

─会計事務所とも連携しているのですね。

はい、会計処理の入り口から出口まで一貫してお任せできることが特徴だと思っています。

──メリービズに業務を委託してから経理業務はどのように変化しましたか？

まず、経理部門に割く人員を減らすことができました。導入前は10名ほどの体制で行っていた業務が、現在では2名＋メリービズの体制となっています。その2名も他の業務を兼務しているため、経理専任といえるのはメリービズだけですね。また、以前は月次の決算もなかなか締まらず、ダラダラと来月まで持ち越しになってしまっていましたが、今ではスケジュール通りに完遂できるようになりました。もちろん、その正確性も全く問題ありません。